Commencer par un inventaire
Avant de transmettre quoi que ce soit, liste les outils utilisés par le bureau. Inclue les comptes sociaux, les boîtes mail, les espaces de stockage, la billetterie, les moyens de paiement, les fichiers de partenaires et les documents administratifs.
- Nom de l’outil et usage réel
- Personne qui possède actuellement l’accès
- Adresse email de récupération
- Niveau d’accès nécessaire pour le prochain bureau
- Action à faire avant la date de passation
Transmettre dans le bon ordre
- 1
Désigner les responsables
Une personne sortante et une personne entrante suivent la passation jusqu’à sa clôture.
- 2
Ajouter les nouveaux membres
Crée les accès nominatifs avant de retirer les anciens. Évite les comptes partagés lorsque l’outil permet des rôles.
- 3
Vérifier les opérations
Teste une publication, un export, un remboursement et l’accès aux documents importants.
- 4
Retirer les anciens droits
Quand les tests sont terminés, supprime les accès devenus inutiles et mets à jour les contacts de récupération.
Transmettre aussi le contexte
Un fichier de contacts sans historique aide peu. Pour chaque partenaire, événement récurrent ou procédure sensible, ajoute ce qui a été décidé, ce qui reste à faire et la personne à contacter.
Questions fréquentes
Combien de temps prévoir pour une passation ?
Commence plusieurs semaines avant le changement de bureau. Le bon délai dépend du nombre d’outils, des moyens de paiement et des événements déjà engagés.
Faut-il conserver les accès des anciens membres ?
Uniquement lorsqu’un besoin précis le justifie, pour une durée définie. Les droits doivent ensuite être retirés.
